Eleonora Corti & Luca De Bortoli
Workspace al collasso.
Come evitarlo, con Notion
Architecta Webinar 2026
05 Maggio 2026
18:00 h · Online
Chi siamo
Eleonora Corti
Architetta dell'informazione, UX writer.
Lavora con le parole, con le persone e con le intelligenze artificiali. Dal 2024 fedele boarder di Architecta.
Luca De Bortoli
UX Designer, ricercatore qualitativo.
Semiotico di formazione, designer di professione. Cerca l'intersezione tra ricerca, design e knowledge management.
Perché questo tema
Di Notion si parla molto — quasi sempre come tool di produttività.
La nostra proposta: offrire uno sguardo da information architect su uno strumento che è molto più di un tool per le to-do list.
— Cosa significa progettare l'informazione?
— Perché ogni scelta su Notion è una scelta di architettura?
Problem setting
Prima del webinar abbiamo chiesto…
Qual è il problema più grande nella gestione delle informazioni nel vostro lavoro?
Problem setting
I pattern che emergono — sempre gli stessi.
Su più strumenti, nessuno sa dove cercare.
Interni ed esterni, reparti diversi, standard diversi.
File di lavoro mescolati al personale. Documenti di più persone.
Lo strumento costringe a usare le sue logiche, non le tue.
Cause: fretta, responsabilità non condivisa, miopia rispetto all'architettura.
Un esercizio mentale
InterazionePensate al vostro contesto di lavoro.
Nell'ultimo progetto collaborativo: come trovavate un'informazione specifica?
Chi decide come si chiamano le cose — file, cartelle, canali, tag?
Avete mai dovuto rifare da zero l'organizzazione di uno spazio digitale condiviso?
Se avete risposto "sì" a una di queste — siete nel posto giusto.
Il problema
Ce l'abbiamo tutti. Parte con buone intenzioni, poi…
Il cassetto digitale.
01
Il drive infinito
Cartelle dentro cartelle. Nomi inventati al momento. Nessuno trova niente.
02
Il wiki fantasma
Creato con entusiasmo. Abbandonato dopo 3 settimane. Si ricomincia da zero.
03
Il tool del mese
Ogni progetto un tool diverso. L'informazione non è persa — è ovunque, che è peggio.
Tutti accumuliamo. Pochi progettano.
Diagnosi
Fretta
Non c'è tempo per pensare alla struttura. Si crea al volo, si risolve dopo. (Spoiler: dopo non arriva mai.)
Nessun
responsabile
La struttura "emerge" dalle abitudini di tutti. Non è stata decisa — è successa.
Confusione
Si pensa al cosa scrivere, non al dove metterlo, come chiamarlo, come collegarlo.
Il denominatore comune: manca il progetto. Manca l'architettura.
La tesi
L'informazione non è utilizzabile finché qualcuno non le dà una forma.
Strutturare è un atto epistemologico: decidere cosa conta, come si collega, come si trova.
La tesi — un passo indietro
Louis Hjelmslev — linguista danese, glossematica (1943)
M
Materia
Il continuum amorfo, indifferenziato. Tutto ciò che esiste prima che qualcuno lo organizzi.
F
Forma
La griglia che si proietta sulla materia. Ritaglia, segmenta, articola. Lo stampino.
S
Sostanza
Il risultato: materia formata. Conoscibile, maneggiabile, condivisibile.
Materia + Forma = Sostanza
La tesi — un esempio
Lo stesso continuum. Stampini diversi.
Italiano
English
Telugu
పచ్చ paccaLo spettro è la materia. La lingua è la forma. I colori che nominiamo sono la sostanza.
La tesi — un esempio
Lo stesso continuum. Stampini diversi.
Italiano
English
Italiano
Русский
свёкор
svyokor
тесть
test'
I legami di parentela sono la materia. Ogni lingua ritaglia stampini diversi — e quindi pensa cose diverse.
La tesi — applicata
Lo stesso meccanismo opera nel nostro workspace.
Materia
Conversazioni, email, file, decisioni, contatti, scadenze, idee. Un continuum amorfo.
Forma
Le categorie, i nomi, le proprietà, le relazioni che decidiamo di creare. Lo stampino che ritagliamo.
Sostanza
Database, viste, sistemi navigabili. Materia che è diventata maneggiabile.
Progettare un workspace = decidere la forma da dare alla materia.
Perché Notion
Notion è un dispositivo ordinatore: ti costringe a prendere decisioni sulla forma dell'informazione.
Da materia amorfa a sostanza formata.
Tre gesti trasformano l'informazione in qualcosa di maneggiabile.
01
Nominare
livello ontologico
02
Collegare
livello relazionale
03
Presentare
livello coreografico
Tre gesti · 01 di 03
Livello ontologico
Nominare.
Cosa esiste nel mio mondo? Come lo chiamo?
Nominare
Nominare non è etichettare — è far esistere.
Quando creo un database in Notion sto dicendo: "questa cosa esiste come categoria nel mio progetto."
Il pomodoro al supermercato
Botanicamente è un frutto. Lo trovate tra le verdure. Questa non è un errore — è una decisione.
Ogni nomenclatura è una scelta, non un dato naturale.
Nominare — in pratica
Nomi che succedono vs. nomi che vengono decisi.
La differenza? Coerenza, prevedibilità, trovabilità.
Nominare — il contratto ontologico
Dare un nome significa creare una scatola: stabilire quali proprietà un oggetto deve avere per appartenervi.
TAVOLO
Piano orizzontale + sostegno.
Forma diversa, stesso concetto.
SEDIA
Piano + schienale + per una persona.
Forme diverse, stesso concetto.
Il nome non descrive l'oggetto — definisce la categoria a cui deve appartenere. Lo stesso vale per ogni database che progettiamo.
Nominare — le proprietà
Ogni proprietà è una decisione: cosa vale la pena descrivere?
📍 Location — Schema proprietà
Scegliere il tipo di ogni proprietà è architettura dell'informazione in azione.
Tre gesti · 02 di 03
Livello relazionale
Collegare.
Come le cose stanno insieme?
Collegare
Collegare è rendere esplicito ciò che è implicito.
Le informazioni nel workspace hanno già delle relazioni tra loro. Ma se non le rendiamo esplicite, restano nella testa di chi le conosce.
Collegare — strumenti
Tre strumenti, tre livelli di forza.
Tag / Multi-select
Etichettatura libera. Facile, nessun vincolo.
Rischio: proliferazione incontrollata — dopo 6 mesi avrete 40 tag.
Proprietà Select
Vocabolario controllato. Valori predefiniti, coerenza garantita.
es. Stato: "Confermato" / "In attesa" / "Annullato"
Relazione tra database
Collegamento strutturale bidirezionale. Crea un sistema.
es. Evento → Location, Evento → Ospite
Collegare — strumento 1 di 3
LIVELLO BASSO
Tag & Multi-select.
Esempio — Ospiti festival
✓ Pro
Flessibile, veloce da aggiungere.
Nessuna struttura da progettare.
Ottimo per prime esplorazioni.
✗ Contro
Proliferazione: dopo 6 mesi avrete 40 tag.
Sinonimi non controllati: "VIP" e "vip" convivono.
Non crea relazioni — solo etichette.
Collegare — strumento 2 di 3
LIVELLO MEDIO
Proprietà Select.
Esempio — Stato evento
✓ Pro
Vocabolario controllato e coerente.
Filtrabile e raggruppabile con precisione.
Impone una decisione progettuale.
✗ Contro
Richiede di decidere i valori in anticipo.
Non crea relazioni tra database.
Rigido se i valori cambiano nel tempo.
Collegare — strumento 3 di 3
LIVELLO ALTO
Relazione tra database.
EVENTI
Relation
LOCATION
Festival Jazz → Piazza Centrale. Cambia la location: si aggiorna ovunque. Nessuna copia, nessuna duplicazione.
✓ Pro
Collegamento bidirezionale e strutturale.
Zero duplicazioni — un'unica fonte di verità.
Abilita rollup e viste incrociate.
✗ Contro
Richiede progettazione preventiva.
Più complesso da spiegare al team.
Se mal progettato, difficile da correggere.
Collegare — il sistema
Da mucchio di pagine a organismo.
Cambia un ospite → sai subito quali eventi sono coinvolti.
Cambia una location → i task collegati si aggiornano.
L'informazione non è più isolata: è un sistema.
Collegare — rollup
La struttura lavora per te.
Rollup: proprietà calcolata
Nel database Programma → conta automaticamente i task aperti per ogni evento.
Nel Budget → somma il costo delle location collegate a ciascuna giornata.
Le relazioni non solo collegano — calcolano. Possibile solo perché a monte hai preso decisioni ontologiche precise.
Tre gesti · 03 di 03
Livello coreografico
Presentare.
Come l'informazione si presenta? A chi? In quale forma?
Presentare
Stessi dati, forme diverse = esperienze diverse.
Il menu del ristorante
Le stesse pietanze organizzate per portata, per ingrediente, per prezzo. Stessa informazione, tre esperienze diverse.
Un database di task come kanban risponde a "a che punto siamo?". Come timeline risponde a "cosa si sovrappone?". Come calendario a "cosa succede questa settimana?".
Presentare — strumenti
Gli strumenti della regia.
L'indice del libro. Cosa vedi quando arrivi.
Ciò che serve a te, adesso. Stesso database, profilo diverso.
La stessa informazione in contesti diversi.
Un percorso predefinito. Coreografia in azione: riduce le decisioni improvvisate.
Presentare — vista 1 di 4
Kanban.
Visualizza il flusso di lavoro per stato. Ideale quando le cose si spostano da una fase all'altra.
Ottimo per
→ Task e attività di produzione
→ Pipeline editoriali
→ Processi con stati chiari
Presentare — vista 2 di 4
Calendario.
Mostra la distribuzione temporale. Ideale quando la data è la proprietà più importante.
Ottimo per
→ Programma eventi e concerti
→ Scadenze e milestone di progetto
→ Pubblicazione contenuti
Presentare — vista 3 di 4
Tabella.
Mostra tutte le proprietà affiancate. Ottima per confronto, sorting e scanning rapido.
Ottimo per
→ Database ospiti con molte proprietà
→ Budget e voci di spesa
→ Qualsiasi cosa che si confronta riga per riga
Presentare — vista 4 di 4
Galleria.
Mette in primo piano l'immagine e il colpo d'occhio visivo. Ideale quando l'identità visiva conta.
Ottimo per
→ Location (foto degli spazi)
→ Artisti e speaker con foto profilo
→ Prodotti o asset visivi
Presentare — la regola
Non tutte le viste funzionano per tutti i contenuti.
Un elenco alfabetico lo posso sempre applicare. Ma non mi dice molto.
Recap
Li facciamo tutti, ogni giorno. La domanda è: li facciamo consapevolmente?
Nominare
Cosa esiste? Come si chiama? — livello ontologico
Collegare
Come le cose si relazionano? — livello relazionale
Presentare
Come si arriva a ciò che serve? In quale forma? — livello coreografico
Il quadro completo
Prima
6 pagine sparse
Nomi inconsistenti
Informazioni duplicate
Nessuna relazione
"vedi lista autori — dov'è??"
Dopo
5 database relazionali
Proprietà tipizzate
Relazioni esplicite
Viste per ruolo
Nomenclatura coerente
Non è cambiata l'informazione. È cambiata l'architettura.
Chiusura
Chi usa Notion con consapevolezza sta già praticando architettura dell'informazione.
Ma lo fa spesso senza saperlo, senza un vocabolario per descrivere le proprie scelte.
Con Architecta vogliamo far sviluppare questa consapevolezza.
Grazie.
Domande?
Eleonora Corti
linkedin.com/in/eleonora-corti
Luca De Bortoli
lucadebort.com